YG-X : LIFE HACK ビジネスマンのためのライフハック初級

ライフハックという言葉自体は聞いたことがあるけれど、
「試したことないな～」というビジネスマンはきっと多いハズ。
そこでITに決して強くない初心者にも使えそうなライフハックを毎月取り上げて、
フツーの私たちが実際にチャレンジ。その使い心地をご紹介していきたいと思います。

第１０回：Zakuraカレンダー

会社のプロジェクトメンバーなどで打ち合わせをしたいが、みんなのスケジュールが把握できず、日程調整がしにくい！といったことがある。何度もメールをやり取りするのも時間の無駄！こんなことくらい効率よくしたい。

そういうときの便利なツール『Zakuraカレンダー』
http://zakura.jp/
ブラウザ上でメンバーのカレンダーを共有できるので、みんなの予定が一目瞭然。携帯からも操作できるので、社外にいることが多いメンバーがいても大丈夫。

Zakuraカレンダーを使ってみる

まずは無料のユーザー登録をする。登録画面は5～6項目程度の設定で済むようになっているのでラクチン。メールアドレスなどを書き込んで「登録」。メールが送られてくるので、アクセスすると自分のページができている。（Zakura=桜だけに？）ピンクが基調、アイコンもカラフルで全体としてかわいいイメージだ。今回の目的が仕事用とはいえ、楽しげな気持ちになる。プロジェクトメンバーにも同様に登録してもらおう。

プロジェクトメンバー用に新規のグループを作成する。グループの名前はプロジェクトの名前にしておこう。今回、仕事用ということなので、一般のZakuraユーザーからは見えないよう「一般公開はしない」としておこう。
グループを作ったら、「グループに招待」からプロジェクトメンバー全員をグループに招待しよう。

ライフハック　イメージ招待メールが届いたメンバーたちには、グループに参加してもらおう。これでメンツが揃ったぞ。
メンバー達には各々カレンダーに予定をかきこんでおいてもらう。
自分も予定をかきこもう。（カレンダーは「グループに公開」にする。）
毎週ある定例会議などは、繰り返し設定を使えば、書き込みが一回ですむので便利だ。

自分のカレンダーにも、メンバーのカレンダーにも、グループ全員の予定が表示される。こうしておくことで、お互いの予定をスムーズに把握できる。また、グループの誰かが予定を書き込むと、「○○さんが予定を書き込みました」という内容のメールがグループ全員に届くようになっている。

では、早速みんながあいてる日を選んで打ち合わせの日としよう。
カレンダーに書き込みが完了するとグループメンバー全員にメールが送られるので、「知らなかった」ということにはならない。（設定しておけば携帯にも送られる。）

打ち合わせの前にはメールが送られてくるようにすると（リマインダー機能）、うっかり忘れることもない。該当する予定をクリック、「マイカレンダーに追加」し、「編集」ボタンをおすと、「5分前」「15分前」「60分前」…などいくつかの中から通知してほしいときを選べる。通知メールは、携帯にも送ることができる。「設定」を開き、携帯のメールアドレスを追加。これで外出先でも安心だ！

と、以上が最小限の設定と準備で使える方法。最初は、カレンダーに予定を書き込むのが少々面倒に思うが、手帳に手で書き込むのと同等の労力の割には、みんなと共有できたり、お知らせ機能がついていたり…アナログでは得られないメリットがいっぱいだ。
『Zakuraカレンダー』には他にもいろいろ機能がついているので、時間のあるときにさわって利用してみよう。

今回はビジネスでの利用を試してみたが、もちろんプライベートでも使える。（みた感じが楽しくかわいいのでむしろプライベート向きかも）家族みんなのカレンダーにすれば、家族旅行の予定もたてやすいだろう。趣味仲間とのスケジュール調整に使えば、連絡がとりやすいだろう。単純に自分のスケジュール管理兼リマインダーとしてもいい…幅広く使えそうだ。